Entièrement dématérialisée, la lettre recommandée électronique (LRE) regorge plusieurs atouts. Elle est à la fois pratique, sécurisée et rapide. À la différence de la lettre classique, cette solution est envoyée par voie électronique. Elle procure un gain de temps non négligeable. La LRE préserve aussi la propreté de l’environnement en évitant l'utilisation de papiers.
Spécificités de la lettre recommandée électronique
Autrement nommée lettre recommandée en ligne, la LRE est sécurisée. Elle peut être envoyée via des services numériques dédiés. Ces derniers se plient à la réglementation elDAS pour l’envoi des lettres. Les services qui respectent cette règle sont les seuls autorisés à proposer une LRE ayant la même valeur qu’une lettre recommandée traditionnelle. Pratique, cette solution s’adresse aussi bien aux professionnels qu’aux particuliers. En effet, elle fait l’objet d’un accusé de réception après l’acheminement du courrier. Celui-ci pourra être archivé. Il suffit de trouver un bon modèle de lettre recommandée pour émettre une LRE. Sachez que le modèle de lettre recommandée électronique est semblable à celui d’une lettre recommandée classique.
Sous certaines clauses, la LRE et le courrier recommandé papier ont la même valeur juridique. Trois prérequis sont obligatoires dans une lettre recommandée en ligne. Cette dernière doit inclure les vraies identités du destinataire et de l’expéditeur. L’indication de ces mentions relève de la responsabilité du prestataire en charge de l’envoi du courrier. Les dates d’expédition et de réception de la LRE doivent être fiables et traçables. Si le destinataire est un particulier, l’expéditeur doit demander son consentement en préalable. En cas de refus du récepteur, il faut rédiger la lettre en format papier.
Les bonnes raisons d’utiliser la LRE
La LRE est de plus en plus démocratisée. S’inspirant du modèle de lettre recommandée classique, elle est rendue populaire avec l’avancée de la dématérialisation. Son coût est largement réduit que celui du courrier en version papier. La LRE peut être envoyée à tout moment et n’importe où. Vous n’avez pas besoin d’attendre la disponibilité de la Poste pour envoyer ou recevoir la lettre. Pour l’affranchissement, l’option digitalisée est 3 à 5 fois moins chère que la lettre en papier. Elle remplit tous les avantages du courrier recommandé traditionnel sans en reprendre les limites.
Polyvalente, la LRE est valable dans plusieurs secteurs d’activités, dont l’Assurance, la Banque l’Immobilier, les Marchés publics et les Ressources Humaines. Avec ses nombreux bénéfices, elle commence à s’imposer au sein des entreprises. Le gain de temps est l’un des principaux avantages de la lettre recommandée en ligne. Rapide, elle permet de raccourcir les délais d’envoi et de réception du courrier. L’accusé de réception est automatiquement émis dès l’ouverture de la LRE. Celle-ci est particulièrement adaptée à certains professionnels comme les avocats, les notaires et les syndics de copropriétés. En tout cas, référez-vous à un bon modèle de lettre recommandée.
Une solution économique et écologique
Outre sa rapidité, le courrier recommandé en ligne fait gagner de l’argent. Son système d’envoi est plus économique que celui de la lettre recommandée traditionnelle. La LRE ne requiert ni déplacement ni impression de document. Elle pourvoit une réduction de coût plus avantageuse. Hormis cet avantage, cette solution préserve la santé de l’environnement. Elle est en effet éco-responsable. Le recours à la LRE limite l’utilisation de paperasse. La production de papier implique l’exploitation d’arbres, ce qui n’est pas écologique. L’acheminement d’une lettre recommandée classique requiert un déplacement par véhicule, ce qui présente un impact écologique non négligeable. La LRE a la même force probante que la lettre recommandée traditionnelle, dont sa traçabilité peut se faire en 24h/24 et en 7j/7. Cette nouvelle forme de courrier recommandé engendre peu de désagréments pour le destinataire. Fluide, la LRE facilite les processus de traitement des tâches administratives. Les acteurs pourront dire adieu à l’utilisation de bordereaux et de liasses de papier.
